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做好医院二级库信息化建设，定义物资管理“五重价值”

陶江 2023-07-12

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二级库是指参照病房一个护理单元对应多个临床科室的情况，在门诊设立联合消耗品二级库，由地理位置相近或业务联系紧密的多个门诊科室共同拥有一个消耗品二级库。这样，在门诊收款给消耗品计费时，既可自动扣减相应二级库的库存，又可以记录相应的科室信息，满足相关管理部门的统计和监管功能。例如：手术室，供应室等。二级库建设是医院精细化运营管理，高质量发展的“奠基石”，有效促进了工作效率提升、成本数据精细、运营数据精准。

二级库管理现状及现存问题

目前，医院二级库管理可以实现杜绝浪费和积压，提高资金流通速度。可以保证医用耗材来源有据，去向明确，从而提高医院的管理水平。使用二级库模式进行管理后，科室的支出可以根据实际的收费来计算，使数据及时准确，收入与支出口径相对应，便于科室进行成本核算及控制。对耗材消耗情况进行全程跟踪，保证医院成本核算各种数据的有效性和实时性，提高数据分析的准确性和共享性，对各科室耗材使用进行科学管理和成本控制。但在建设过程中，二级库管理面临下述几个主要问题：

1. 管理不到位，以领定支项目申请结果，轻项目管理过程

在医院业务实践过程中，系统建立了一级库和二级库，但实际二级库管理松散，一级库系统中的物品经科室领用后即计入领用科室成本支出，使得相关管理部门和财务部门对科室的真实库存及实际使用情况失去了实时的监管。例如：手术高峰期，因二级库备货过多而成本虚高，直接影响了手术室的绩效奖金收入。有些物品在手术室领用后，数月也未使用完，只能办理退换货，影响科室成本核算的实时性、科学性。

2. 数据孤岛，溯源困难性论证不足

医用收费物品、HIS系统收费物品等相关数据无法直接连通二级库，数据不同步，导致信息都由人工输入，存在输入有误、数据输入不全等现象。任何一方信息错误或不全都使得追溯无法顺利进行。

3. 无信息化，工作量大预算编制粗糙

信息化管理无法在二级库顺利展开，日常消耗数据及相关单据整理还是以人工为主，并长期存档保留，整理统计只能通过人工翻阅、核对条码、逐个查找序列号、登记患者姓名、登记表上填写对应发票号。如遇使用科室上交不及时，造成单据缺失无法进行核对，整个过程耗时耗力。

二级库管理流程再造

近年来，国内多家医院都建立了二级库管理。尽可能按计划申领，制定管理制度和请领程序，改变以往物品请领杂乱无章的现象，避免以往物品不入库即被领取和领取后不填出库单的情况，加强了各级库房物品管理员的责任意识。

将入库物品统一编码，并把物品其他属性完善，例如：厂家、日期、品名、批号、有效期等。通过系统实现需求申请、需求汇总、采购计划、采购订单、配送单、入库、出库、发票、请款、付款、记账等业务数据闭环，且通过任何一个环节联查、追溯。在查询、统计、分析等方面也得到了更深层次的运用，可以方便地查询某种材料在一定时间内、同期内、不同科室的消耗量，且可先按汇总统计，再通过汇总数据直接穿透展开到明细数据。设立低储报警、高储报警和效期报警，避免了物品的积压、短缺和过期现象，进一步提高了对物品的整体数量的管理和监控。通过二级库系统中库存报警提示等功能，动态了解申请和消耗情况，尽可能减少高成本物品储存量，促使收发基本平衡，使物品管理更具有科学性。

1. 关于消耗性物品与收费项目能一一对应的管理

例如，能够单独收费的材料，实行统一规定的价格，在收费时，通过扫码，只需输入所用的物品的数量，系统会自动显示相关信息并能够准确计费，减少人工操作繁多出现的差错。每件物品使用后即刻收费，库存自动减量，至零库存时便无法出库，杜绝一次性物品的重复使用、重复收费的现象。

2. 关于消耗性物品与收费项目不能一一对应的管理

例如，低值易耗品不容易计算消耗量者，采取提前定数量准备好所用常规低值物品，使用完后输入系统，并进行核对。这样不仅能精确地对物品进行管理，还能防止物品丢失，提高管理人员的责任心。

3. 关于手术器械物品的管理

手术器械准备是手术室护理人员的重要工作。二级库管理系统对于手术器械的管理包括：每台手术使用的器械包登记、现存无菌器械包名称及数量、无菌器械包的有效期限、特殊器械及贵重器械的保养频率及责任人等。

二级库管理信息化建设“三大重点”

二级库管理信息系统建设过程中，系统为每一个物品建立唯一编码作为识别身份，根据医院精细化管理要求，建立二级库存管理模式。通过管理二级库全过程信息，联动全面预算管理、财务管理、供应商管理、内部控制管理、成本管理、合同管理等业务系统，实现信息共享的同时，实现对物品过程的监管和回溯。

二级库信息化的重点在于：①改“以领定支”为“以耗定支”，二级库在确认物品使用后，通过扫描唯一条码记录产品各项信息，在HIS系统扫码计费，自动核销生成HRP系统二级库的出库单，数据实时同步。通过此备货结算模式，实现了“零库存”，体现了科室物品的实际消耗，使财务的成本核算达到了真实性和精细化。自动计价不仅减少了手术室人工二次核对的工作量，更减少了因人为原因造成的错收、漏收现象。②实现全程监控，通过条码识别技术打通一级库、二级库，从供应商环节开始就进入全程监控。通过供应商平台系统与医院端追溯系统的对接，物品到达一级库后，仓管人员根据供应商平台推送的送货单生成入库单，核对无误后进行系统入出库操作。送达二级库后，可拆箱以最小单位直接扫码入库。患者需要时，根据HIS系统及时给病人扫码计费，核销出库。③实现“存量管制”，一级库系统和二级库系统在设置各类物品最低库存量后，系统会根据出库情况，定时智能提醒物品发放、整合库存生成申领单、预约单定时锁定等，有效地减少紧急采购量，更好地把握采购时间，保证临床使用。

二级库管理“五重价值”体现

通过管理二级库加强物品的信息化、精细化、规范化管理，是医院运营管理的重要环节之一，大大提高了物品验收入库的速度和准确性，全流程可追溯闭环管理，实现了准确高效、服务优良、科学管理、持续改进的质量方针，也是提升医院服务质量、保证医疗安全、提高患者满意度的必然要求。它的管理价值着重体现在以下五个方面：

1. 提高物品管理的综合水平

物品管理从原来静态的、滞后的、简单的统计，转化为动态的、全过程的、科学的管理，减少了库存积压、不足和物品过期现象，保证了库存稳定、供给及时。

2. 提高患者满意度

物品收费项目可追溯，且收费项目明细化、透明化，有利于患者、患者家属及医生对收费进行监督，避免了“乱收费”现象的发生。若未及时收费，系统会提示，进一步杜绝了漏收费现象，并消除了因手术费用不清而引起的医疗纠纷。

3. 提高工作效率，节约资源

二级库系统操作，方便、快捷地完成繁琐的科室统计工作。大大减少了工作时间，避免了过去每天由每台手术的相关人员将手术费用进行计算机录入，延迟下班。严重地出现排队等候、浪费和延误手术的现象。

4. 提高临床人员的成本意识

从物品的使用量模糊，到对物品使用量随时查阅。提升减少库存意识、杜绝浪费和漏收费情况来降低可控成本。将临床人员的关注点导向为管好成本消耗而非创收，达到了降本增效目的，并提高了工作效率。

5. 为经营决策提供精准数据支撑

信息化建设，将相关精准数据进行分类汇总、统计分析，灵活的数据格式，有利于决策者和管理者根据实际情况对当前工作做出科学的分析和判断。同时，可实时了解各临床科室材料的使用情况，动态掌握物品流动趋势，实现了多方位监控和多维度分析。

二级库管理已成为医院内部物资管理的重要途径，通过二级库管理，能够为医院物资管理规范化进行做好基础，推动医院运行效率的不断提升。

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